Quản lý shop thời trang: tồn kho size và đổi trả

Mục lục bài viết

• 1/ Shop thời trang quản khó ở chỗ nào
• 2/ Tồn kho theo size và màu: không để sai lệch
• 3/ Đổi trả hàng: quy định rõ ràng từ đầu
• 4/ Hàng theo mùa: nhập đủ và thanh lý kịp thời
• 5/ Bán đa kênh: cửa hàng và mạng xã hội
• 6/ Tính năng quản lý shop thời trang trên phần mềm EBIZ
• 7/ Câu hỏi thường gặp

---

1/ Shop thời trang quản khó ở chỗ nào

Shop thời trang khác cửa hàng thực phẩm ở ba điểm: cùng một mẫu có nhiều size và màu nên tồn kho phức tạp, khách thử và đổi trả nhiều nên hàng bán rồi vẫn chưa chắc đã xong, và hàng theo mùa lỗi mốt nhanh nên phải quay vòng nhanh.

Một mẫu, nhiều size, nhiều màu. Áo khoác một mẫu có 4 size S M L XL và 3 màu đen trắng be, tổng cộng 12 biến thể. Mỗi biến thể một số lượng tồn riêng. Ghi tay dễ nhầm size với màu, bán size M giao nhầm size L là khách đổi trả ngay.

Đổi trả hàng nhiều. Khách thử tại shop 10 món mua 2 món, 8 món treo lại không đúng chỗ. Khách mua về mặc không vừa quay lại đổi size. Hàng đổi trả phải kiểm tra lại và nhập kho đúng biến thể. Không quản đổi trả là hàng thử và hàng đổi lẫn lộn, tồn kho sai.

Hàng theo mùa lỗi mốt nhanh. Áo len nhập tháng 10 bán đến tháng 12, qua tháng 1 khách không mua nữa. Hàng tồn mùa này sang mùa sau lỗi mốt, thanh lý 50% giá vốn vẫn khó bán. Nhập hàng phải tính thời gian bán, không ôm hàng quá nhiều.

Một tình huống hay gặp: shop thời trang 500 mã, cuối mùa kiểm kho thấy 200 mã tồn quá 10 chiếc mà hệ thống ghi còn 2 chiếc. Sai lệch do đổi trả không nhập kho, bán nhầm size không ghi, hàng thử treo sai chỗ. Thanh lý hàng tồn chậm, chôn vốn cả trăm triệu.

2/ Tồn kho theo size và màu: không để sai lệch

Tồn kho shop thời trang là tồn kho hai chiều: theo mẫu và theo biến thể size màu. Quản biến thể là giữ tồn kho đúng.

Mã hàng theo biến thể. Mỗi biến thể size màu một mã riêng: áo khoác đen size M mã khác áo khoác đen size L. Bán mã nào trừ kho mã đó. Không mã hóa đến biến thể là tồn kho luôn sai.

Kiểm kho định kỳ mỗi quý. Shop thời trang 500 biến thể kiểm kho mỗi quý một lần: đếm thực tế so với hệ thống. Chênh lệch là đổi trả không nhập, bán nhầm mã, hoặc thất thoát. Kiểm kho quý nào cũng có chênh lệch nhỏ, nhưng chênh lệch lớn là quy trình có vấn đề.

Hàng thử phải treo lại đúng chỗ. Khách thử xong không mua thì nhân viên treo lại đúng giá và đúng biến thể ngay. Hàng thử treo sai chỗ là khách khác tìm không thấy, tưởng hết hàng. Quy định treo lại hàng thử là việc nhỏ nhưng giữ tồn kho đúng.

Tháng nào chênh lệch kiểm kho vượt 3% giá trị tồn là xem lại: đổi trả không nhập kho, bán nhầm mã, hay thất thoát. Mỗi nguyên nhân một cách xử lý khác nhau.

Quản lý kho theo size màu cho shop thời trang chi tiết có trong bài quy trình kiểm kho thời trang.

3/ Đổi trả hàng: quy định rõ ràng từ đầu

Đổi trả là chi phí của shop thời trang, nhưng đổi trả tốt là giữ khách. Quy định đổi trả phải rõ ràng và nhân viên nào cũng làm giống nhau.

Thời gian đổi trả 7-15 ngày. Đổi size trong 7 ngày với điều kiện tem mác còn nguyên, chưa giặt, hóa đơn còn. Quá 7 ngày không đổi. Quy định dán ở quầy và in trên hóa đơn. Không có quy định là khách nào cũng đòi đổi, nhân viên xử lý tùy hứng.

Hàng đổi phải nhập kho đúng biến thể. Khách đổi size M lấy size L: hàng M nhập lại kho, hàng L xuất kho. Cả hai bước phải ghi hệ thống. Chỉ ghi một bước là tồn kho sai: hàng M thực tế có mà hệ thống không, hàng L hệ thống còn mà thực tế hết.

Hàng lỗi và hàng sale không đổi. Hàng lỗi do nhà sản xuất thì đổi ngay không điều kiện. Hàng sale giảm giá sâu thì không đổi trả. Phân loại rõ từ đầu thì lúc khách đòi đổi không cãi nhau.

Cuối tháng đếm tỷ lệ đổi trả: số đơn đổi chia tổng số đơn. Dưới 5% là bình thường, trên 10% là có vấn đề: size không chuẩn, ảnh chụp khác hàng thật, hoặc nhân viên tư vấn sai. Tỷ lệ đổi trả cao là chi phí ẩn ăn lãi.

4/ Hàng theo mùa: nhập đủ và thanh lý kịp thời

Thời trang bán theo mùa: xuân hè, thu đông, lễ Tết. Nhập hàng phải tính thời gian bán, thanh lý phải kịp thời.

Nhập theo đợt, không nhập một lần. Mỗi mùa nhập 3-4 đợt, mỗi đợt cách nhau 2-3 tuần. Đợt đầu nhập 40% dự kiến, bán tốt thì nhập tiếp, bán chậm thì giảm đợt sau. Nhập một lần cả mùa là ôm hàng nếu mẫu không hợp gu khách.

Thanh lý hàng tồn đúng lúc. Cuối mùa còn tồn thì giảm giá 20-30% bán ngay, đừng đợi sang mùa sau. Hàng mùa này sang mùa sau lỗi mốt, giảm 50% vẫn khó bán. Thanh lý sớm còn thu hồi vốn, thanh lý muộn là chôn vốn.

Theo dõi mẫu bán chạy và mẫu ế. Mẫu nào bán hết trong 2 tuần là mẫu hot, nhập thêm ngay. Mẫu nào 1 tháng bán được 2-3 chiếc là mẫu ế, giảm giá hoặc ngừng nhập. Không theo dõi là nhập đều tất cả mẫu, mẫu hot hết hàng sớm, mẫu ế tồn kho.

Mùa nào tồn kho cuối mùa vượt 20% giá trị nhập là nhập sai: ôm hàng quá nhiều, mẫu không hợp gu, hoặc giá cao. Mùa sau điều chỉnh: nhập ít hơn, thử mẫu mới số lượng nhỏ trước.

5/ Bán đa kênh: cửa hàng và mạng xã hội

Shop thời trang bán ở cửa hàng và trên Facebook, TikTok, sàn thương mại điện tử. Mỗi kênh một giá và một chính sách khác nhau.

Giá online và offline thống nhất hoặc chênh lệch rõ ràng. Giá offline cao hơn online 5-10% là chấp nhận được vì có chi phí mặt bằng và thử đồ. Chênh lệch quá lớn là khách thử ở shop rồi đặt online, shop thành phòng thử miễn phí.

Tồn kho chung cho mọi kênh. Bán offline và online dùng chung một kho. Khách online đặt mà kho hết là phải hủy đơn, mất khách và bị đánh giá thấp trên sàn. Hệ thống phải trừ kho ngay khi bán, dù bán kênh nào.

Chụp ảnh và mô tả đúng hàng thật. Ảnh chụp phải đúng màu, đúng form, ghi rõ size và số đo. Khách online không thử được, ảnh sai là đổi trả cao. Chụp ảnh đầu tư một lần nhưng giảm đổi trả cả năm.

Tháng nào doanh thu online vượt 50% tổng là shop nên đầu tư thêm vào online: chụp ảnh đẹp hơn, livestream đều hơn, chạy quảng cáo. Kênh nào mang khách thì đầu tư kênh đó.

6/ Tính năng quản lý shop thời trang trên phần mềm EBIZ

• Mã hàng theo biến thể size màu: bán mã nào trừ kho mã đó, không nhầm size màu.
• Kiểm kho định kỳ theo quý: đếm thực tế so với hệ thống, ghi nhận chênh lệch.
• Đổi trả hàng có quy trình: nhập lại kho đúng biến thể, trừ kho hàng đổi mới.
• Theo dõi mẫu bán chạy và mẫu ế: báo cáo doanh thu theo mẫu, theo size, theo màu.
• Tồn kho chung đa kênh: bán offline hay online đều trừ cùng một kho.
• Thanh lý hàng tồn: báo cáo hàng tồn lâu, gợi ý giảm giá theo thời gian tồn.

Bài liên quan nên đọc:

• Quy trình kiểm kho thời trang
• Quy trình và biểu mẫu quản lý kho trong shop thời trang
• Kinh nghiệm mở cửa hàng quần áo thời trang

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

7/ Câu hỏi thường gặp

Shop mấy mã thì nên dùng phần mềm? Từ 100 mã trở lên hoặc có nhiều size màu. Dưới 100 mã thì nhớ được, trên 100 mã với nhiều biến thể size màu là sổ tay bắt đầu rối. Phần mềm mã hóa đến biến thể và trừ kho tự động.

Đổi trả có làm tồn kho sai không? Có nếu chỉ ghi một chiều. Khách đổi size M lấy size L phải ghi cả hai bước: nhập M và xuất L. Phần mềm khóa đổi trả theo hóa đơn gốc, mỗi hóa đơn chỉ đổi một lần, tránh đổi đi đổi lại.

Hàng tồn cuối mùa xử lý sao? Giảm giá 20-30% bán ngay trong mùa, đừng đợi sang mùa sau. Hàng mùa này sang mùa sau lỗi mốt, giảm 50% vẫn khó bán. Thanh lý sớm còn thu hồi vốn nhập mùa mới.

Bán online và offline giá khác nhau được không? Được nếu chênh lệch rõ ràng và ghi công khai. Giá offline cao hơn online 5-10% vì có chi phí thử đồ. Chênh lệch quá lớn thì khách thử ở shop rồi đặt online.

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với shop thời trang của bạn.